1. Osallistumiseen liittyvät vaatimukset

Osallistuaksesi Kahdeksan tunnin hiihto -tapahtumaan sinun pitää olla suurin piirtein hiihtotaitoinen ja 18 vuotta täyttänyt. Nuorempien osallistujien ottaminen hiihtoon on mahdollista, kunhan osallistujan tavoitteena ei ole nöyryyttää liiaksi ladulla vauhdillaan täysikäisiä osallistujia. Alle 18-vuotiailta osallistujilta vaaditaan vanhempien lupa tapahtumaan osallistumiseen tapahtumaan, ja he tarvitsevat täysi-ikäisen huoltajan mukaansa osallistuakseen sertifikaatti-gaalaan.

Jokaisella tapahtumaan osallistuvalla henkilöllä tulee olla voimassa oleva tapaturmavakuutus.

Hiihtotyyli on tapahtumassa vapaa. Tyylipisteitä ei tapahtumassa anneta, suorituksen pituus ratkaisee. Näin vähennetään spekulaatioita ja ehkäistään tuomaripeliä. Spekulaatiot suorituksen jälkeen on kuitenkin sallittu ja niihin on jopa järjestelytoimikunnan suositus.

Ilmoittautuminen on sitova.

Osallistumismaksuja ei palauteta. Mikäli tapahtuma joudutaan järjestäjän toimesta peruuttamaan, osallistuminen siirtyy seuraavalle vuodelle. Jos järjestäjä joutuu peruuttamaan tapahtuman ja osallistuja ei halua siirtoa, osallistumismaksusta palautetaan 75 %.

Osallistuja saa myydä paikkansa toiselle henkilölle veloituksetta ilmoittautumisjärjestelmän kautta. 14 vrk tai sitä lähempänä tapahtumaa osallistumisen siirtomaksu on 30 € ja siirto tehdään järjestäjän toimesta.

2. Reitti

Reitti on selkeästi merkitty. Osallistujien tulee pysyä merkityllä reitillä. Reitin pituus on hieman reilu 3 km. Reitti on profiililtaan varsin miellyttävä.

Kierroksella on yksi huoltopiste, jossa on kattavasti tarjolla vettä, urheilujuomaa, energiageeliä, urheilupatukoita ja muuta asiaan kuuluvaa naposteltavaa. Klo 11–16.30 välillä on lisäksi tarjolla uunituoreita, ainakin Suomen ja jopa maailman parhaita pizzoja by La Pizza Di Cecilia. Lisäksi tarjolla on valikoima alkoholittomia juomia.

3. Varusteet

Osallistujalla tulee olla tapahtumassa omat välineet. Jos niitä ei ole, tapahtuman kumppani Custom Ski kauppaa niitä mielellään. Vaatteet ovat vapaavalintaiset, mutta pakolliset.

Osallistujille kuuluu suorituksen aikana premium-tason suksihuolto Custom Skin ja Rexin toimesta. Mahdollisten välinerikkojen sattuessa on tarjolla apua, joten niistä on turha hakea tekosyytä oman suorituksen keskeyttämiseen.

4. Ajanotto

Tapahtumassa on sähköinen ajanotto, josta nähdään kierrosvauhdit ja hiihdetty matka.

5. Osallistujien vastuut

Osallistujien tulee kunnioittaa kaikkia muita osallistujia, luontoa, tapahtumaorganisaatiota, katsojia ja tapahtuma-alueella liikkuvia ja asuvia ihmisiä. Kaikilta osallistujilta vaaditaan näihin sääntöihin ja ohjeisiin tutustumista ja niiden noudattamista.

Osallistujilla on velvollisuus auttaa hätätilanteessa tai pyydettäessä muita kilpailijoita tai tapahtumaorganisaatiota.

Hervoton huulenheitto, asiaan kuuluva kavereiden roustaaminen ja muu iloluontoinen toiminta on suotavaa.

Osallistujat saavat harjoitella reitillä ja tutustua siihen ennen tapahtumaa, mutta heidän tulee kunnioittaa alueen asukkaita ja luontoa. Laturaivo ei ole sallittua edes harjoitellessa. Osallistujien tulee tiedostaa, että tapahtuma järjestetään Salpauselän alueella, Lahdessa, jonka vuoksi on harjoittelukauden aikana ainakin kerran syötävä lihamuki (kastikkeen tulisuuden saa itse päättää).

Osallistuminen tapahtumaan tapahtuu omalla vastuulla, tapahtuman järjestäjä ei ota vastuuta tapahtuman aikana mahdollisesti tapahtuvista onnettomuuksista. Osallistujilla on velvollisuus auttaa muita osallistujia, joita on kohdannut loukkaantuminen tai jotka tarvitsevat apua.

Osallistujan, joka keskeyttää, tulee ilmoittaa siitä organisaatiolle mahdollisimman pian. Jos kyseessä on pelkästään väsymys, niin kannattaa käyttää harkintaa ja jatkaa mahdollisuuksien mukaan matkaa.

Osallistujat eivät saa jättää roskia luontoon. Mikäli roskaamista havaitaan, on rangaistuksena 48 tunnin siivoustalkoot lumien sulamisen jälkeen Salpausselän maastossa.

6. Säännöt

Tapahtuman tuomaristoon kuuluu tapahtumanjohtaja ja kaksi järjestävän organisaation jäsentä. Tuomaristo tekee päätökset reitin muutoksista, ajankohdan siirtämisestä ja sääntömuutoksista. Tuomariston tekemät päätökset ovat lopullisia.

Avun vastaanottaminen tapahtumaorganisaation ulkopuolisilta tahoilta on kiellettyä muualla kuin virallisilla huoltopisteillä. Turvallisuuteen liittyvissä asioissa avun vastaanottaminen on sallittua ihan missä tahansa.

7. Turvallisuus

Tapahtuman järjestäjän tulee tehdä riskinarviointi ja suorittaa tarpeelliset toimet tapahtumaan liittyvien riskien minimoimiseksi, sekä kilpailijoiden että henkilökunnan osalta. Tapahtuman järjestäjä varmistaa, että paikalla on riittävä määrä turvallisuushenkilökuntaa ja riittävä määrä turvallisuusvarusteita. Tapahtuman järjestäjällä on oikeus kieltää osallistujaa jatkamasta tapahtumassa, mikäli osallistuja on tuomariston, ensiapuhenkilöstön tai muun organisaation jäsenten mielestä liian väsynyt tai fyysisesti ja psyykkisesti sellaisessa kunnossa, että tapahtuman jatkaminen aiheuttaisi tarpeettoman riskin.

8. Kuvaus, kuvaoikeudet ja mediaoikeudet

Tapahtuman järjestäjä pidättää oikeudet tapahtumasta kuvattuun kuva- ja videomateriaaliin. Kuvamateriaalin luvaton kaupallinen käyttö on kielletty. Osallistujat antavat kilpailun järjestäjälle oikeuden käyttää kilpailun aikana kuvattuja valokuvia ja videomateriaalia ilman korvausta tapahtuman markkinointi- ja mediamateriaaleissa sekä tapahtuman nettisivulla ja sosiaalisessa mediassa. Osallistujat voivat käyttää tapahtumasta kuvattua materiaalia omissa henkilökohtaisissa sosiaalisen median kanavissa ja mitä enemmän, sitä parempi. Omaa sisältöä tapahtuman aikana on hyvä myös tehdä, koska mitä ei ole dokumentoitu, ei ole tehty.

9. Sääntöjen hyväksyminen

Tapahtumaan osallistumalla jokainen osallistuja hyväksyy kilpailun säännöt kokonaisuudessaan.